メールの真実
メールの日本語意味は手紙です、私の意識にある手紙とは、仕事が終わり食事をし入浴しテレビのようなそこそこの娯楽を楽しみ、さあ、寝ようか、そう言えば手紙来てたな、見てみよう、これが手紙です、人によっては休日に読む人もいるでしょう、一般的な手紙なら週に一回でも気にすれば十分です、自宅に届いた手紙をすぐに読まなかったと怒られることもありません、むしろ、送り先相手へは「あなたの暇な時、読める時、忙しくない時に読んでくださいね」と言いたいはず、手紙は送り相手への優しい情報伝達手段なのです、ですが、仕事で利用するメールは違ったものになってしまいました、少なくても、友人間、親族間では今でも優しい情報伝達手段であってほしいものです
メールの功
言った言わない、こんな論争は頻繁に起きます、メールの功、それは履歴が残ること、そして、受信側は何度でも読み直しができること、サスペンスでのあるある場面、それは削除されたメールの復元、履歴が残れば言った言わない論争に決着がつきますね、ですから、電話での意味不明な内容については「詳細は別途メールでお願いします」も当然なのです、ビジネスの誤解は大惨事になりかねません
メールの罪
いきなり「さっき送ったメール、すぐに読んでくれ」と上司の声、部下達はみんな一斉にメールを読む、今ではこんな場面、珍しくもないでしょう、人は誰しも自分が送付したメールはすぐに読んでほしい、そして、すぐに感想が聞きたいものなのです、ですが、この上司の言葉、私は好きになれませんね、何故ならメールは相手に優しい情報伝達手段が原則なのです、なのに強制するとは、もし、緊急を要する伝言なら電話が最優先、それでなくても、メールは朝一番、もしくは、帰宅直前に確認をする習慣がついている人がほとんどでしょう、このレベルの連絡事項がメールの適材範囲なのです、ですから「さっき送ったメール見たか」と言われたら「今日中に見るよ」で十分です、ただし、営業職のような常日頃から組織やエンドユーザーと一心同体の関係では、受信メールはすぐに眼を通す必要があります、まさに一分一秒を争う、これから起きる事態への対応メールかもしれません
あるプロジェクトのメール仕様
AさんがBさんへメールにて何らかの指示を出した、後日、CさんがAさんの指示に異論があると判明、このような事態を避ける目的で私が所属したプロジェクトでは、個人間のメールであってもメールはプロジェクト全員へ送信する約束になっていました、主旨は理解できるのですが、問題が一つ、それは受信メールが多すぎるのです、優秀な人はメールの取捨選択が上手なのでしょう、ですが、私のようなダメダメ社員はそれができません、読むべきメール、捨てても良いメール、判断するだけでも時間を要しました、それでなくても仕事のメール関連時間は増える一方です、ですが「その件なら、メールで連絡しましたよ」なんて言われのが怖くて必死にメールを見ていましたね、まさに戦々恐々でした
コメント